「7つの習慣」を参考に手帳の書き方を最大化する方法

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7つの習慣はスティーブン・R・コヴィーの著書で日本では1996年に発行されました。


7つの習慣 

現在は関連書籍が多数出ており、あなたも書店やネットで一度は見かけたことがあると思います。

特に有名なのはここに書かれている原則を応用した時間管理。

そのツールが手帳です。

今回は7つの習慣をもとにした手帳の書き方や活用方法について紹介します。

7つの習慣とは

7つの習慣には、文字通り7つの習慣が示されています。

その習慣とは以下の7つ。

第1の習慣:主体的である(パーソナル・ビジョンの原則)

第2の習慣:終わりを想い描くことから始める(パーソナル・リーダーシップの原則)

第3の習慣:最優先事項を優先する(パーソナル・マネジメントの原則)

第4の習慣:Win-Winを考える(人間関係におけるリーダーシップの原則)

第5の習慣:まず理解に徹し、そして理解される(共感によるコミュニケーションの原則)

第6の習慣:シナジーを創り出す(創造的協力の原則)

第7の習慣:刃を研ぐ(バランスのとれた再新再生の原則)

ただし、これだけでは中身がちょっとわかりにくいですよね。

最初の版である「成功には原則があった」の「著書からの挨拶」に、この本についてこのように述べています。

歴史から学べるもっとも大切な教訓の一つは、個人にしても、組織にしても、また文明そのものにしても、「効果性」と司る不変の原則または自然の法則と調和した行動をとるとき、必ず長期において繁栄をしているということです。・・・本書が説明している「7つの習慣」はこれらの普遍的な原則に基づくものなのです。是非自分の生活において、その有効性を実証してみていただきたいと思います。

7つの習慣 成功には原則があった  著者からの挨拶より

ここで紹介されているのは、繁栄していくための原則ということになります。

この中で手帳に関係するのが、第3の習慣である最優先事項を優先するという原則です。

ここでは、時間管理を4つのレベルに分類しており、第4世代の手帳活用を提案しています。

第1世代はメモやチェックリスト

第2世代はカレンダーや予定表

第3世代は優先順位づけ、目標設定

ここまでは最近の手帳で設定するようになっています。

第4世代では、物や時間に集中するより、人生で大切となる人間関係や生活の中における自分の役割、大切な目的の達成に焦点を合わせている状態と言っています。

七つの習慣は、私たち自身が目標達成をするためには、緊急ではないが重要な領域の事項に対して、より時間を使うことが大切だと提案しています。

 時間管理のための手帳

7つの習慣で紹介されている時間管理を実現するための手帳がフランクリンプランナーです。

フランクリンプラナーは1日の2ページのデイリータイプと1週間が2ページのウイークリータイプがあります。

最近の手帳には毎日のタスクを書き込むスペースがあるものが多くなってきました。

しかし、昔の手帳にはこのフランクリンプランナー以外にはタスクを書き込むためのスペースは見当たりませんでした。

フランクリンプランナーを使うことは、毎日のタスクとその優先事項を明確にすることができ、さらにその時間配分が設定できるというメリットがあります。

毎月の目標設定をするページもあり、「目標設定」をする部分がたくさんあるのが特徴です。

それ以上に他の手帳に見られないのは、自分自身の人生の価値感を設定したり、達成したい目標を長期的に書き出すページがあることです。

それをどんどん分解し、毎日のタスクに落とし込んでいくことができるようになります。

さらにそのタスクに優先度をつけています。

フランクリンプランナーは時間管理を行うための手帳ではなく、このような自分自身のための計画を作り、実行していくためのツールなんです。

 この手帳で人生の経営者となる

多くの会社には経営計画があります。

しっかりした会社では、会社のミッションや経営理念が定められており、それを達成するための事業構想や実行計画が定められています。

このような計画は会社が成長していくために作られるわけですね。

しかし、個人レベルで考えてみると、自分自身の経営計画を立てている人はほとんどいません

大半の人はサラリーマンであって、経営者ではありません。

しかし、ちょっと考えると、私たちは自分というものを経営している経営者とも言えます。

会社には成長していくための経営計画があるのと同じように、このフランクリンプランナーは自分という会社を経営していくための人生の経営計画書を作るための道具なんですね。

 手帳をうまく使うために

フランクリンプランナーを10年間使っていました。

その中で、いろいろ気づいたことがあります。

一つは、PDCA(計画・実行・評価・改善)が大切ということ。

フランクリンプランナーをただ漫然と使っているからと言って、

人生を変えることはできません。

フランクリンプランナーを使い始めることで

毎月、毎日、PDCAのP、すなわち計画をしっかりするようになります。

しかし、計画したことがきちんと実行できているのか、

どこを改善しなければならないのかという評価をして、

さらに改善するようにしなければ、

せっかくの計画が絵に描いた餅になってしまいます。

予定を立てて、タスクを管理するだけの時間管理なら他の手帳で十分です。

せっかく立てた目標を達成していくためには、

定期的に評価をして、取り組みを改善していくことが不可欠です。

もう一つは、

人生の目標と年間目標、月間目標、週間目標、毎日の行動計画

常に連動させておくことです。

フランクリンプラナーも他の手帳でも同じなのですが、いろいろなスパンで計画をつくる場合、書き込むページが別々になっています。

そのため、人生の目的はこれ。

でも年間目標はそれを達成するものとはちょっと異なっている。

月間目標が年間目標の達成とあまり関係無いものが設定されている・・。

このように、それぞれの目標を連動させながら計画をつくっていかなければ、毎日の時間の使い方がその目標設定を果たすものになりません・・・。

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もし、こういう状態になっていれば、せっかく自分自身のミッションステートメントや様々な目標を作ったとしても、それが毎月や毎週の目標、毎日の行動に結びついていなければ、結果を見出すことができません。

そこで、計画づくりを進める時は必ず上位の目標や計画を確認しながら作っていくことが必要となります。

フランクリンプランナーの欠点

フランクリンプランナーを10年間使ってみて、

欠点がいくつかありました。

実は今はフランクリンプランナーを使っていません。

それはこの2つの欠点があるからです。

1つ目はリフィルが結構高いこと。

手帳に中のリフィルを毎年差し替えるわけですが、そのリフィルは5 ,000円ぐらいと結構高いんですね。

毎日使うものですから、1日あたりの金額に換算するとたったの14円なので、決して高いとは言えないと思えますが、普通の手帳はここまでしませんよね・・・。

ということで、お財布にちょっと厳しい・・・。

2つ目はこのリフィルはいろいろな記録をつけているもののため、捨てることができません。

7つの習慣の著書のコーヴィー博士は、この紙のリフィルをデータベースとして使っており、何をいつ行ったのかを確認することができるということでした。

1年間で使い終わったリフィルは専用のバインダーに保管します。

この保管用バインダーは幅14.5×奥6.7×高18.8cmの大きさです。

最初の1、2年ぐらいは別に気にもしなかったのですが、これが10冊にもなると棚のスペースを結構取るようになってきました。

これを後、10年も使い続けるとさらに増えてくるし・・、

そう思ったらちょっと使い続けることができなくなりました。

この2つの欠点というか、個人的な問題で、次の手に出ました。

10年使って、次に使ったのが、これでした。

バインダーにリフィルを収めるタイプではなく、普通の手帳タイプ、使い切りです。

ただし、2ページで1週間のウィークリータイプとなります。

これまで1日2ページのデイリータイプをずっと使っていたのに、ウィークリータイプにしたことで、一気に書き込める情報量が減ってしまいました。

タスクを書き込むスペースも少なく、徐々に予定を書き込むだけの手帳になってしまいました。。。

ということで、結局フランクリンプランナーを使うことを最近はやめています。

ちなみに今年はこれを使っています。

1日1ページのタイプで、自由に書き込めるスペースが非常に大きく、非常に有効に使えています。

現在販売されているビジネス用の手帳をいろいろ見比べましたが、この手帳なら各スパンの計画を連動しながら使えそうでした。

今のところは定期的に目標の振り返りもしながら、立てた計画の改善等もできるようになっています。

これまでは手帳以外に打ち合わせ等に使うノートが必要でしたが、この手帳は余白が結構多いため、ノートを使わないようになりました。

現在はA5版の大きさですが、欲を言えばもう少し大きい版がでれば最高です。

おそらく来年もこれを使うことになると思います。

個人的にはかなりお気に入りです。

まとめ

7つの習慣は個人の価値感と人生の目標を定め、それらを達成するために、最優先事項を優先した時間の使い方を行うように推奨しています。

そのためのツールがフランクリンプランナーです。

初めて自分の価値感や目標、行動計画を作り上げ、月単位、週単位、日単位の目標、行動計画を作り上げていくには最適なツールと言えます。

しかし、いくつかの課題もあるため、7つの習慣に示されている行動を取ることに慣れてくればm他の手帳を使ってもいいのではないかと思います。

自分自身を振り返り、人生を変えていこうと考え始めたら、まずは7つの習慣とフランクリンプランナーを揃えてみるのは一つの方法には間違いありません。

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